８割の企業が知らない！？ペーパーレス化する前に必要な“ペーパーストックレス”を徹底解説

オフィス専門収納コンサルティング会社の株式会社ストラートデザインです。
オフィスの片付けや収納計画は社内で行うもの、という固定観念はございませんか？多様な価値観の人が共に活動するオフィスでキレイを保つには、物品や書類の適切な削減と共に長く運用できるルールが必要です。収納のプロが最適な収納計画や仕組み、ルール創りをサポートすることで、驚くほど簡単に、美しく快適な空間を維持することができます。
私たちは、移転やレイアウト変更、働き方改革を行う企業に対して、ペーパーレスコンサルティングや文書削減コンサルティングを行っております。多くの企業が知らない、“ペーパーストックレス”という概念について解説いたします。

昨今、ペーパーレス化への関心は大変高まっており、様々なツールやシステムが開発されています。ペーパーレス化には、業務効率化・生産性向上・環境配慮・コスト削減等様々な効果が期待され、多くの企業が“ペーパーレス”に取り組んでいるのではないでしょうか。

ペーパーレスとペーパーストックレスはその内容が異なります。
ペーパーレス：紙を使用しないで業務が遂行できる状態。
ペーパーストックレス：業務上紙の使用は認めるが、保管方法を電子に切り替えたり、オフィス内に保管しない方法を取り入れることで、保管量を少なくしている状態。

ペーパーレス化に最も重要となるのが【環境構築】です。例えば、
・紙を使用せずに業務を遂行するためのシステム導入
・紙の出力を減らすデジタルデバイスの導入
・フリーアドレスやABWの採用
等があげられます。これらの環境構築には、コストと時間がかかるため、短期間で完璧な“ペーパーレス化”を目指すことは困難です。

そこで第一段階として必要なのが【ペーパーストックレス】な状態を構築することです。
・不要な文書の削減/廃棄
・保管文書のルール化（保管方法/ファイリング方法等の標準化）
・保管文書の電子化（スキャニングして電子データとして保管する）
上記の取り組みにより、まずは保管文書量を減らし、今後も保管が必要な文書にはルールを策定することが必要です。

最も難しいのが保管文書にルールを定めることです。ワーカーにとっては今までのやり方が最もやりやすく、変えるのが面倒である中、客観的な視点をもって判断していく必要があります。
必要なことは、
・保管方法（ファイリング方法）
・文書の保存年限
・文書保管の流れの構築
を決め、ルール化していくことです。各文書の特性や使用頻度、活用方法等から組織としてのルールを定めていきます。

最も注目されている収納コンサルの内容とは？
当社にご相談をいただく内容のTOP５が下記です。

備品整理・文書削減、モノ/紙どちらもコンサルティングすることが可能な当社ですが、最も多いご相談は文書削減/ペーパーレスについてです。
殆どの企業が、業務上紙の出力をせざるを得ない環境であるため、ペーパーレスに向けて、まずは“ペーパーストックレス”を実現するためのコンサルティングを行っております。

お見積や現地調査は無料で行っております。
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会社名：株式会社ストラートデザイン
所在地：〒104-0061　東京都中央区銀座5‐11‐12　日総第26ビル
代表者：代表取締役 大德弘恵
設立：2020年7月創業
URL：https://storart-design.com/
事業内容：オフィス空間ブランディング、空間デザイン事業、整理収納事業、コンサルティング、企業研修

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